Cómo evaluar a tus Proveedores Externos de Calibración: 5 consejos útiles

Con las exigencias que hoy presenta la nueva generación de normas ISO (9001, 14001, etc), BRC, entre otras, sumado a las necesidades de un mercado cada vez más demandante, se vuelve necesario que gestionemos adecuadamente nuestro equipamiento. En particular, los instrumentos que resultan críticos para la medición de parámetros de nuestros procesos, deben ser calibrados periódicamente. Este período se define de acuerdo a diversos factores, como vimos en publicaciones anteriores.

Algunas organizaciones, ya sea por su tamaño o por su alta demanda de calibraciones, poseen su propio laboratorio de calibraciones y/o ensayos. La mayoría no lo posee. Cualquiera sea el caso, requerirán de calibraciones externas que garanticen la trazabilidad de los resultados al Sistema Internacional (SI). Les brindaremos 5 recomendaciones que deben tener al seleccionar sus proveedores de calibraciones y/o ensayos externos.

Cuando elegimos un laboratorio para que nos calibre nuestros instrumentos o ensaye nuestros productos, debemos: 

1 - Comprobar si pertenece a una red de laboratorios acreditados por algún organismo de metrología reconocido.

Casi todos los países desarrollados o en vías de desarrollo del mundo poseen un organismo (generalmente estatal) encargado de ser el referente nacional de metrología. Muchos de ellos, en Latinoamérica, España, Estados Unidos o Alemania (por mencionar algunos) cuentan, a su vez, con una red de laboratorios privados a los que auditan periódicamente. Comúnmente se evalúa su funcionamiento bajo criterios de la Norma Internacional ISO/IEC 17025 en su última versión, o alguna versión equivalente nacional. Esto garantiza, de cierta manera, que un ente competente evalúa a dicho laboratorio, lo que nos da un respaldo importante. Esta evaluación incluye tanto aspectos de gestión de la calidad, como de requisitos técnicos.

Les brindamos algunos ejemplos de organismos y redes, en donde poder consultar la acreditación de los laboratorios. En sus páginas web podrán consultar el directorio de laboratorios acreditados.

• En Argentina, el Organismo Argentino de Acreditación (OAA) posee su propia red. El Instituto Nacional de Tecnología Industrial (INTI), que es el organismo nacional de metrología, posee su red denominada Servicio Argentino de Calibración y Medición (SAC). Estos últimos no cuentan con la acreditación como tal, por lo que se los denomina "supervisados".
• En Chile, el Instituto Nacional de Normalización (INN) tiene su Sistema Nacional de Acreditación. 
• En Brasil, el Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro) posee su Rede Brasileira de Calibração (RBC). 
• En Colombia, el Instituto Nacional de Metrología de Colombia (INM) posee la Red Colombiana de Metrología (RCM). El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) es el ente acreditador.
• En Perú, el Instituto Nacional de Calidad (INACAL) tiene su red también de laboratorios acreditados.
• En Venezuela, el Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos (SENCAMER) posee también su red de laboratorios.
• En España, si bien el Centro Español de Metrología (CEM) es el referente metrológico, es la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) quien se encarga de supervisar los laboratorios y acreditarlos. Pueden consultar el listado de laboratorios acreditados en este enlace.
• En México, la Entidad Mexicana de Acreditación (EMA) posee su red de laboratorios acreditados.
• En Alemania, el organismo de acreditación Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) cuenta con la red Deutscher Kalibrierdienst (DKD), una de las más reconocidas a nivel mundial. Son referentes a nivel técnico, y responsables de muchos procedimientos técnicos de calibración y ensayo que se toman como modelo por laboratorios de todo el mundo y otros organismos de metrología.
• En Estados Unidos, el National Institute of Standards and Technology (NIST), posee una red de adhesión voluntaria (como el resto, por supuesto). Es la National Voluntary Laboratory Accreditation Program (NVLAP).

Si selecciona un laboratorio perteneciente a alguna de estas redes, podrá dar por asegurado que desempeña sus tareas bajo lineamientos de la Norma ISO/IEC 17025 o equivalente, lo que le garantiza (al menos) confiabilidad en los resultados, trazabilidad metrológica, imparcialidad, objetividad y confidencialidad, entre otros aspectos importantes. Los certificados emitidos por cualquiera de ellos, debería contener los datos mínimos exigidos por la norma.

2- Alcance técnico

Aquí hay que tener sumo cuidado. Un laboratorio acreditado lo está únicamente en determinadas variables físicas o químicas, y en ciertos alcances. Eso no implica que lo esté para otras variables no especificadas. Por ejemplo, si un laboratorio que nos presta servicios de calibración aclara que está acreditado para calibrar sólo instrumentos de presión, no es ninguna garantía que enviemos nuestros instrumentos de temperatura a calibrar ya que no hay aval de ningún ente. Inclusive, si tuvieran acreditados en la variable presión, supongamos hasta 100 bar, no podríamos enviarles nuestros manómetros de 250 bar, ya que están fuera del alcance de la acreditación. Esto es muy importante, porque muchos laboratorios se escudan con pertenecer a una red acreditada, para prestar cualquier tipo de servicios. En resumen, debemos asegurarnos que el laboratorio escogido está acreditado en la variable y el alcance (rango, incertidumbre, etc) que precisamos. Caso contrario, es como si no tuviera acreditación alguna.

3 - Ubicación geográfica y trazabilidad real

Generalmente, salvo casos muy específicos, cada empresa tiende a recurrir a proveedores locales, al menos nacionales. En casos en que uno recurra a un laboratorio perteneciente a una red de otro país, hay que verificar si el certificado emitido por dicho laboratorio es válido fuera de su país. Por ejemplo, si desde Argentina quiero contratar a un laboratorio brasileño, debo chequear si la acreditación brindada por Inmetro tiene alcance fuera de Brasil. ¿Por qué? Porque sino estamos 'rompiendo' la trazabilidad. Con laboratorios nacionales eso no suele ocurrir, ya que generalmente estos calibran en otros laboratorios de la misma red y ellos, o alguno de ellos, lo hace con su organismo nacional de metrología, cuyos resultados son (generalmente) de validez internacional.

4 - Tiempos de entrega y servicios adicionales.

Más allá de los precios, en los que no vamos a meternos, son críticos los plazos de entrega. El tiempo en el que nuestros instrumentos estarán fuera de servicio para ser calibrados, debe ser mínimo. Debemos tener en cuenta cuánto tiempo le tendremos fuera por logística y tiempo de calibración propiamente. Por otro lado, cuando más complejo sea el transporte hacia el laboratorio, mayor será el riesgo de que le ocurra algo. Debemos minimizar este riesgo, a través de empresas de transporte que trabajen con cargas especiales. Muchos laboratorios, dentro de las exigencias normativas, consideran el envío como parte de su proceso, y lo tienen dentro de su gestión de la propiedad del cliente.

Por otro lado, existen muchos laboratorios que no sólo realizan sus calibraciones o ensayos en instalaciones fijas, sino que poseen servicios in-situ a través de laboratorios móviles, tipo van o camiones preparados para tal fin, con condiciones controladas. En estos casos, y siempre y cuando sean acreditados para hacerlo, pueden dirigirse a su propia planta para realizar las calibraciones sin tener que enviar sus instrumentos fuera de ella. Esto reduce costos, tiempos y riesgos. Los laboratorios móviles hoy son una excelente opción.

5 - ¡Audítelos!

Más allá del reconocimiento por parte de un ente externo, es conveniente siempre que audite a sus proveedores de calibraciones o ensayos. Existen aspectos que quizás no estén contemplados por dicho ente, que tienen que ver más con la necesidad real de su organización. Debemos evaluar, por ejemplo. si el laboratorio tiene la capacidad suficiente para procesar el volumen de calibraciones que precisamos, con la periodicidad que corresponde, y los tiempos de entrega que ofrece. Estas auditorías apuntan más a condiciones contractuales que normativas. (N.R.: Muchas gracias  a Eduardo Ordóñez Chicote por el aporte)

Si no posee la formación adecuada para hacerlo, contrate un consultor competente. Con cierta periodicidad, supongamos anualmente, debería realizarles una auditoría. Esto aplica tanto a proveedores actuales, como a incorporaciones de nuevos laboratorios a su listado de proveedores.

Laboratorios hay muchos. Pero tenga cuidado. No son tantos los que cumplen con los requisitos que nos garanticen tranquilidad y confianza. Ante la duda, consulte con el organismo que corresponda.

Otros artículos relacionados

• ISO/IEC 17025:2017 - Características y novedades de la flamante versión
• ¿Cada cuánto debemos calibrar nuestros instrumentos? 
• Metrología en América
• Incertidumbre de medición ¿de qué se trata realmente?

¿Cada cuánto debemos calibrar nuestros instrumentos?

Por Raúl Sejzer

Una de las consultas más habituales que reciben los laboratorios de calibración es:
¿Con qué frecuencia se deben calibrar los instrumentos?.


Derribemos el mito, sin rodeos: no existe exigencia ni normativa alguna ya que cada caso es particular. Si bien la mayoría de normas de gestión vigentes exigen que los instrumentos de medición utilizados se calibren frecuente y sistemáticamente, no se aclara específicamente la frecuencia. Esto se debe a que sería imposible generalizar para todos los casos.

Imagen de tigerlily713 en Pixabay 

La frecuencia dependerá de varios factores, entre los que se destacan:

• La criticidad del uso: si el instrumento se utiliza para medir y/o controlar algún proceso sensible se debe poseer mayor control sobre él. Se lo debe calibrar con mayor asiduidad para evitar la detección tardía de desvíos o derivas.
• El uso que se le dé: no es lo mismo un instrumento que se utiliza varias veces al día que uno que sólo se ocupa una vez al mes para alguna medición o ensayo puntual.
• Las recomendaciones del fabricante: muchos fabricantes de instrumentos suelen recomendar períodos de recalibración. Nadie como el fabricante conoce el instrumento y puede predecir su comportamiento en el tiempo, basándose en estadística confiable.
• Si se observa un comportamiento llamativo en cuanto a la deriva del mismo: si entre calibración y calibración (durante un tiempo prudente) se observan variaciones mínimas o despreciables, se puede aumentar la frecuencia. Por otro lado, si se detecta una variación mayor a lo esperado se debe reducir la frecuencia.
• Metrología Legal: En muchos casos puede existir una exigencia externa de tipo legal, impuesta por algún organismo especialmente cuando los instrumentos son utilizados para realizar mediciones en transacciones comerciales (por ejemplo, expendio de combustibles, peso de productos alimenticios para su comercialización) o en parámetros ambientales y de seguridad (emisiones gaseosas, ruido, calidad del agua) en los que el estado deba intervenir.

Aclaremos algo sumamente importante. Para poder generalizar y cubrir todos los casos, las normas son flexibles en cuanto a las frecuencias, pero esto no quiere decir que no haya que establecerlas y cumplirlas. Resumiendo, uno debe definir instrumento por instrumento con qué frecuencia deben ser calibrados. Esto se realiza a través de programas (normalmente planes anuales) de calibración. Un Programa de Calibración es un registro en el cual se listan todos los instrumentos existentes y la frecuencia de calibración de cada uno de ellos para el período en cuestión, definiéndose fechas tentativas de realización.

Por ejemplo, si nuestro programa es anual, y un instrumento tiene una frecuencia semestral de calibración deben establecerse dos fechas dentro del programa para dicho equipo. Una vez definidas las frecuencias de todos los instrumentos, se debe cumplir a rajatabla lo planificado. Para muchas normas, como la ISO/IEC 17025, este registro debe estar documentado sin excepción. Caso contrario, se puede generar una No Conformidad, que para el caso de laboratorios de calibración y/o ensayo se suele considerar grave.

Una planificación adecuada permite optimizar tiempos y evitar inconvenientes. Conocer con anticipación las fechas de realización de las calibraciones tiene importantes ventajas: 

• Si la calibración la realiza un laboratorio externo, permite coordinar con tiempo la disponibilidad de recursos, la logística, etc. También se podrá estimar cuánto tiempo el equipo se encontrará fuera de servicio.
• Si la calibración se realiza con patrones propios, se pueden administrar los recursos necesarios que garanticen la disponibilidad de los mismos en tiempo y forma.

La frecuencia mínima de calibración es la preestablecida en el programa correspondiente. Aunque existen casos en los que puede ser necesaria la realización de una calibración extraordinaria. En general, esto sucede cuando existe evidencia o sospecha de mal funcionamiento. Si, por ejemplo, el instrumento sufre un golpe o es sometido a condiciones ambientales por fuera de los valores mínimos y/o máximos definidos por el fabricante, es altamente probable que su funcionamiento se haya visto afectado. Ante esta situación, el instrumento debe ser separado, señalado como fuera de uso y rotulado como tal para evitar su utilización. Luego se lo debe calibrar. El resultado de la calibración extraordinaria determinará si su funcionamiento se modificó, si se requiere un ajuste (con posterior recalibración) para volver a utilizarse o si el instrumento se dañó irreversiblemente.

Hemos dado algunos lineamientos generales orientativos para aplicaciones relativamente sencillas. Estrictamente hablando, la determinación de los intervalos óptimos (lo suficientemente largos para disminuir costos aunque lo bastante cortos para evitar posibles errores en funcionamiento y desvíos) lleva muchos años de desarrollo. Hoy coexisten numerosos métodos para su estimación, los cuales serán resumidos en la próxima publicación.